APLIKACJE DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

W dzisiejszych czasach, gdy lista spraw do załatwienia staje się coraz dłuższa, pojawia się zapotrzebowanie na narzędzia, które pomogą je organizować i śledzić. Dawniej wystarczał zwykły kalendarz lub kartka papieru i sprawa była załatwiona. Do tej pory sama tak działałam, do momentu gdy ilość spraw do ogarnięcia z różnych dziedzin w moim życiu zaczęła sprawiać, że stałam bezradnie i bezczynnie nie wiedząc w co włożyć ręce. Widzę, że takich ukośników (czyli ludzi pracujących na wielu polach na raz) jest coraz więcej. Właśnie z tego powodu w ostatnich latach na rynku zaczęła pojawiać się niezliczona liczba różnych kalendarzy i systemów ich prowadzenia, a także programów do zarządzania projektami. No i właśnie o tych ostatnich chciałabym dziś trochę napisać.

Chociaż zarządzanie projektami dla niektórych może brzmieć strasznie lub chociażby bardzo poważnie, to jednak robimy to wszyscy. Może się wydawać, że gdy jedynie pracujemy na etacie, a po pracy czas spędzamy w domu, to taki program nie jest nam do niczego potrzebny. Napisałam o tym, bo sama do tej pory właśnie tak myślałam. Nic bardziej mylnego!  Być może są ludzie, którzy potrafią ogarnąć listę zadań z różnych dziedzin na kartce papieru, ale to nie jestem ja. Odkąd wiem, że jednym z moich talentów jest Input (o teście Gallupa pisałam tutaj), czyli zbieracz, pozwalam sobie na częstsze, ale bardziej przemyślane zapisywanie planów i zadań oraz ich kategoryzowanie. Nawet gdy ktoś nie ma zbieracza na liście swoich 5 głównych talentów, to dalej uważam, że aplikacja do zarządzania projektami bardzo mu się przyda.

Dlaczego warto korzystać z aplikacji do zarządzania projektami ?

  • Po pierwsze dlatego, że w kalendarzu lub notesie czasem łatwo się pogubić. Sama stworzyłam mnóstwo notesów o różnym przeznaczeniu i borykałam się z problemem znalezienia potrzebnych informacji. W różnych notesach miałam te same listy, a potem zapominałam, że akurat w tym jest lista, na którą akurat potrzebuję coś zapisać.
  • Kartki papieru nie da się też edytować, więc gdy raz przeznaczyliśmy na jakąś dziedzinę określoną liczbę kartek, to po wyczerpaniu miejsca musimy dopisać daną sprawę w inne miejsce, co może spowodować, że o niej zapomnimy.
  • Aplikację możemy dzielić z innymi osobami, które akurat są daleko. To nie tylko opcja, która przyda się w pracy, ale też sprawdzi się w sprawnym zarządzaniu domem.

APLIKACJE DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Zależało mi na narzędziu, które spełni następujące kryteria

  • estetyczny wygląd, prosta i intuicyjna obsługa,
  • możliwość dodawania kilku użytkowników i przypisywania zadań,
  • możliwość dodawania komentarzy i załączników do zadań,
  • możliwość przypisania zadania do konkretnej daty i podgląd na kalendarz zadań,
  • podgląd na zadania ukończone.

Przetestowałam następujące aplikacje:

  • MAISTERTASK
  • ASANA
  • TODOIST
  • ZENKIT
  • NOZBE
  • WRIKE

1. MAISTERTASK

maistertask

W Maistertask bardzo podoba mi się to, że ma bardzo prosty, intuicyjny interfejs. Po wejściu w dany projekt (screen2) widać od razu, jakie zadania są do wykonania, zadania „inprogres”, nad którymi aktualnie pracujemy oraz zadania skończone w ramach jednego projektu. Dodatkowo istnieje możliwość przypisania deadline do zadania oraz mierzenia czasu (!) wykonania zadania. Dla mnie bomba, na dodatek te wszystkie opcje są w darmowej wersji. Jednakże przydałaby mi się też opcja podglądu statystyk czasu pracy, które niestety są już w opcji płatnej.

2. ASANA

ASANA OD ŚRODKA
asana kalendarz

Asana posiada wszystkie opcje, których oczekiwałabym od idealnego programu do zarządzania czasem (wymienione wyżej). Ponadto posiada kalendarz, na którym widać, co działo się w każdym dniu (screen2). Ma też osobne okienko na konwersacje przy danym projekcie i miejsce, w którym zapisują się wszystkie pliki dołączone do danego projektu z wszystkich zadań, co ułatwia z całą pewnością odnalezienie ich. Ponadto, gdy przypiszemy zadaniom datę, to na skrzynkę pocztową codziennie przychodzić będą powiadomienia, nad czym powinniśmy pracować danego dnia. Plusem jest także to, że gdy chcemy pracować w tej aplikacji z kilkoma osobami, to nie musimy zakładać sobie osobnego konta na prywatne sprawy, tylko w opcjach zmienić je na prywatne i niewidoczne dla innych.

Nie podoba mi się jednak to, że po odznaczeniu wykonania zadania znika ono z listy. W Maistertask widzimy w jednym oknie, jakie są zadania do wykonania, w trakcie wykonywania i które już skończyliśmy, a w Asanie trzeba przełączyć się na listę zadań skończonych. Chociaż tak naprawdę może jest to zaleta, że w zasięgu wzroku nie mamy za dużo treści ?

3. ZENKIT

aplikacja zenkit

Aplikacja Zenkit to spełnienie marzeń każdej minimalistki 😀 Jak widać na screenach powyżej wszystkie zbędne funkcje zostały pochowane. Program posiada kilka możliwości podglądu na zadania, co strasznie mi się spodobało. Jak widać na pierwszy screenie zadania mogą być widoczne jako lista, tabela, kalendarz, kanban (czyli podział na to do, in progress i done). Można też tworzyć mind mapy, czego nie spotkałam przy okazji przeglądania innych aplikacji. Brakuje mi w niej jednak opcji mierzenia czasu.

4. TODOIST

todoist

 

Aplikacja Todoist również jest bardzo przejrzysta. Niestety większość opcji, takich jak dodawanie komentarzy, dat, przypomnień dostępna jest po opłaceniu wersji premium. Pomimo tego jest to najtańszy abonament z jakim się spotkałam, bo tylko 2,8 Euro za miesiąc. Porównując to do Maistertask (8,25 euro za miesiąc) i Asany (6,25 euro za miesiąc), to bardzo mało. Tylko, że…. po co płacić za opcje, które w Asanie i Maistertask są bezpłatne ?

5. NOZBE

nozbe

Nozbe to spełnienie moich marzeń odnośnie aplikacji do zarządzania projektami. Prosty interfejs ze wszystkimi opcjami w menu znajdującym się po lewej stronie.  Niestety możemy z niej korzystać bez limitu tylko przez 30 dni. Potem konto premium kosztuje 39 zł za miesiąc.

6. WRIKE

wrike

Aplikacja Wrike również jest fantastyczna, chociaż nie spełnia jednego kryterium: przejrzystości. Początkowo czułam się przytłoczona ilością możliwości na ekranie. Jednak bardzo szybko można się do tego przyzwyczaić i nawet polubić, bo porządkuje praktycznie każdy aspekt pracy (szczególnie takiej powtarzalnej) 🙂 Ma kilka fajnych opcji, których nie mają powyżej wymienione aplikacje, np. Wykres Gantta i możliwość zrobienia zaawansowanych raportów.  Wrike określiłabym jako profesjonalne narzędzie dla firm. szczególnie firm marketingowych, w których pracuje się nad wieloma projektami, ale poszczególne zadania wyglądają podobnie (brief, copy, graphic..) Niestety w wersji darmowej można z niej korzystać tylko przez pewien czas, a w wersji płatnej to najdroższa aplikacja jaką znalazłam.

 

NA CO SIĘ ZDECYDOWAŁAM ?

Sprawy związane z domem, pracą nad zleceniami, najmem, blogiem wymagają ode mnie pamiętania o wielu sprawach, które powinnam załatwić w konkretnym terminie. Nie wyobrażam już sobie działania na tylu polach bez dokładnego planowania. Która z powyższych aplikacji najbardziej mnie przekonała ?

NOZBE, WIRKE odpadają na starcie, gdyż są bardzo rozbudowane, ale większość ich możliwości mi się nie przyda, poza tym na chwilę obecną nie chcę płacić za takie narzędzie. Do tej pory pracowałam na ASANIE, ale po dokładniejszym sprawdzeniu możliwości wyżej wymienionych aplikacji, stwierdzam, że bardziej podoba mi się MAISTERTASK i ZENKIT. Przekonuje mnie ich proste menu 🙂 ASANA i ZENKIT mają kilka fajnych opcji, które przydają się gdy z tej aplikacji korzysta kilka osób. Jest to m.in: podgląd na kalendarz i możliwość wpisywania zadań prywatnych, widocznych tylko dla nas (ASANA). Z kolei ZENKIT i MAISTERTASK przekonują mnie swoją przejrzystością. Estetycznie bardziej odpowiada mi ZENKIT, który niestety nie posiada opcji mierzenia czasu wykonywania zadania. No więc tak… 🙂 Zapowiada się więc, że w najbliższym czasie testować będę ZENKIT oraz MAISTERTASK 🙂


A Wy korzystacie z takich aplikacji do zarządzania Waszymi projektami ? Czy wystarcza Wam zwykły kalendarz ? A jeżeli korzystacie, to jaka aplikacja przypadła Wam najbardziej do gustu i dlaczego ?

  • Sylwia

    Aplikacje pomagają w organizacji pracy, ale muszę się najpierw z nimi zapoznać 😉

    • Polecam ZENKIT. Esencja minimalizmu i wystarczą 2 minuty, żeby wszystko o niej wiedzieć 🙂

  • Joanna Rutko-Seitler

    Ja jestem analogowa. Nic nie zastąpi mi normalnego kalendarza! Taka aplikacja to po 1. więcej czasu spędzonego na zapoznaniu się z nią, 2. więcej czasu przy telefonie. Jako mama sama muszę świecić przykładem i nie wisieć nonstop na komórce.Tak więc…. ale dzięki 🙂

    • Zgadzam się, że nic nie zastąpi kalendarza 🙂 Sama prowadzę Bullet Journal i nie wyobrażam sobie bez niego życia. Uwielbiam piękne notesy i jak bym mogła to kupiłabym wszystkie dostępne organizery <3 Są jednak projekty, w których mam potrzebę mieć zadania wypisane w aplikacji. W Bullet Journalu jakoś mi się gubiły…

  • Używam wycofywanej już Wunderlist oraz również prowadzę bullet journal który sprawdza się świetnie. Bardzo polubiłam, do Asany jakoś nie mogę się przekonać mimo prób. Dzięki za zwrócenie uwagi na Zenkit i MaisterTask. Przyjrzę się im bliżej!

  • Nie ma co tylko działać! Preferuję kalendarz jednak zobaczymy czy coś się zmieni 😉 Super post!

  • Super aplikacje. Myślę, ze z którejś z nich skorzystam 🙂

    • Dzięki! Daj znać, na którą się skusiłaś 🙂